الموضوع: ((رسائل مهمة لموظفي الأمة)) إعداد/ محمد بن فنخور العبدلي

أفضل موظف وأسوأ موظف

للأخ الأستاذ : سعد عبد الله العباد وفقه الله لكل خير
انطلاقاً من موازنة الكفتين بين الرئيس والمرؤوس فسوف نناقش في هذا الموضوع أفضل موظف .. وأسوأ موظف لكي يعرف كل موظف حقيقته، ويقيّم نفسه من أي الفريقين هو .
يعتبر الموظف هو الداعم الحقيقي لعجلة التطور والتنمية في المنظمة، ورافد قوي لزيادة الإنتاجية؛ بل لا يمكن أن يتصور أن نكون هناك نجاحات بدون موظفين يقفون وراء هذه النجاحات . لقد اتفقنا على أهمية الدور الذي يلعبه الموظف في المنظمة، بيد أن الموظفين ليسوا كلهم على نمط واحد فهم يتفاوتون في الأفضلية، لذلك تسعى المنظمات جاهدة على اجتذاب الموظفين الجيدين لأنهم يحققون أهداف المنظمة على أكمل وجه، بينما تتجنب أو تُقيل الموظفين السيئين الذين ينخرون في المنظمة جذور الفشل والإفلاس.
لقد وضع العالم (دويكلاس مايكروجر) نظريته المشهورة حول نوعية الموظف النفسية، وكيفية التعامل معه، فهذه النظرية تقسم الموظفين إلى مجموعتين :
يقول: Anne Bruce و James.s.pepitone في كتابهما ( فن التحفيز )
1- المجموعة ( x )
تفترض أن العاملين لا يحبون العمل بطبيعتهم، ولذلك يجب أن يكونوا تحت إشراف مباشر، وهم كسالى وغير طموحين، ويتجنبون تحمل المسؤولية كما أن هدفهم هو الأجور فقط.
2- المجموعة ( Y )
تفترض أن العاملين محبّون للعمل أصلاً، ويجب أن تتوفر لهم الفرص للإنجاز على أعلى المستويات، ويميلون إلى تحمل المسؤولية والإبداع والإخلاص في العمل كما أنهم متفانون في عملهم. ونحن نرى أن هذه الافتراضات للموظفين تتأثر بنوعية العمل وبيئة العمل ونظام المنظمة ونوعية الموظفين. إن الموظف الجيد هو بُغية المنظمات فتراه شعلة من الحماس والحيوية والعطاء فضلاً عن خلقه وسمته ووقاره وقيمه الثابتة التي لا تتأثر بالظروف أو الأحداث، تراهُ إيجابياً في مواقفه مع زملائه متقناً لعمله، منتجاً أينما كان، فأينما وقع نفع، فنجده محل تقدير الرؤساء والمرؤوسين؛ بل تجد أن العلاوات والمناصب تلاحقه والفرص تتوالى عليه. أما الموظف السيئ فتراه سلبياً في عمله، فهو يؤخر العمل ولا يكترث به، وإن قام به ففيه من المثالب والأخطاء ومبدؤه ما لم ينجز اليوم ينجز غداً، وما لم ينجز غداً ... ينجز بعد شهر...، فضلاً عن سوء علاقاته مع رؤسائه وزملائه في العمل فهو كالتفاحة العفنة يجب إزالتها أو إزالة العفن منها. والمشاهد أنه يستحيل أن يقر الموظف السيئ بسوئه، بل ربما يعلق سوءه بالآخرين أو بالعمل، بل يرى نفسه أنه ضحية للآخرين، ويعمل ما في وسعه في سبيل إبعاد السوء عن نفسه.
وهنا قد يثار تساؤل وهو :نرى أن العمل دائماً يوكل إلى الموظف الجيد، وترمى عليه أحمال وأعباء العمل لكونه حريصاً على العمل ومتقناً له، بينما نرى الموظف السيئ لا يلزم بالعمل الشاق، وإن كان لا بد من عمل؛ فهي أعمال روتينية لا تقدم ولا تؤخر فهو شبه (في إجازة) على مدار العام، والمشكلة أن ما يتقاضاه من أجر قد يكون مساوٍ أو أكثر مما يتقاضاه الموظف الجيد !!. هذا التساؤل واقعي ولكنه ليس منطقياً، إن الموظف الجيد هو محل ثقة واعتزاز وتقدير واعتماد المسئولين عليه في إنجاز العمل، ولا يمكن أن يستغنى عنه لأنه مكسب للمنظمة، وعندما يقدم طلب نقل إلى مكان آخر واستقالته تحدث في المنظمة فجوة يصعب ملؤها إلا بمثل هذا الموظف الجيد، بينما الحال في الموظف السيئ يحدث النقيض فلا هو محل الثقة أو التقدير أو الاعتزاز من الجميع، ويمكن أن يستغنى عنه في لحظته، أما حالة الفرح والسرور فعند طلبه للانتقال أو الاستقالة. هناك معايير يمكن من خلالها معرفة أفضل موظف .. وأسوأ موظف :

أفضل موظف	أسوأ موظف
إنتاجيته عالية	إنتاجيته معدومة
محل ثقة الآخرين	لا يثق به الآخرون
منجز للعمل	معوَّق للعمل
ذو سمعة طيبة	ذو سمعة رديئة
يستمتع بالعمل	يتململ من العمل
قيم ومبادئ ثابتة	قيم ومبادئ متغيرة
لا تؤثر مشاكله الخاصة على العمل	يربط مشاكله الخاصة بالعمل
يعترف بخطئه ويعتذر منه	يلقي أخطاءه على الآخرين
يصل إلى عمله نشيطاً	يصل إلى عمله متثاقلاً
يحب التطور والتدريب	يحب الراحة والركود
يهتم بتحقيق	يهتم بانتهاء الدوام والشهر

1) فقيّم نفسك ( بتجرد ) ، وإذا وجدت خيراً فاحمد الله ، وإذا وجدت غير ذلك فأنت الخصم والحكم ، وإذا أردت أن يتغير مَن حولك فغير نفسك. ( راجع موقع الإسلام اليوم WWW. islamtoday.net : (

كيف تكون موظفا ناجحا في عملك

للأستاذ / محمد عبد المحسن الطليحي
عندما يسعى أي موظف للنجاح في عمله عليه أن يكون واضحا في نهجه وسلوكياته لكسب ثقة الآخرين وذلك عن طريق مجموعة من الخطوات التالية :-
1 ـ جذب اهتمام الزملاء إلى شخصيتك وذلك عن طريــق
2ـ التعرف على زملائك وظروفهم الاجتماعية والعملية وما هي العبارات التي تريحهم وتجعلهم يتقبلون ما تريد أن تتحدث به إليهم وهل خطابك مقبول لديهم أم لا وما مدى هذا التقبل ، وعندما تجد الاستجابة المطلوبة :
3ـ عليك أن تحدد نوع الاستجابة التي تريدها منهم قبل أن تسترسل في الكلام ومن خلال ذلك يمكنك أن تشرع في الهدف الذي تريد الوصول إليه أو التوقف عن ذلك لمحاولة أخرى
4ـ كلما وجدت أن الطريقة التي تتحدث بها ذات تأثير وجدوى على نفوس مستمعيك فاسترسل بها وإن كانت النتيجة غير ذلك فعليك تغيير أسلوب المخاطبة ودرجة الصوت وحركات الجسم .
5ـ يجب أن يكون حوارك وحديثك مناسبا في الوقت والزمن فلا تتحدث إلا إذا كان مستمعوك جاهزون لذلك .
6ـ عزز أسلوبك في الحديث بالحيوية والتغيير بوضع صورة متكاملة لما تهدف إليه تسهل وصولك للغاية التي تريد تحقيقها .
7ـ أشعر مستمعيك بأنك على قناعة تامة بما تتحدث به بحماسة وذلك من خلال نبرة صوتك وحركات أعضائك ولا تبالغ في الوصف أو التمهيد واجعل حديثك منصبا على ما يهم مستمعيك حتى لا يعتقدوا بأنك تتحدث فيما لا يعنيهم.
8 ـ يجب أن يكون حديثك ممزوجا بالملاحظات ولا تخص أحدا منهم بمدح أو ذم وأصغ إليهم جيدا ونادهم بأسمائهم عند مخاطبتهم واجعلهم يشعرون بالارتياح عند استماعهم إليك ليشعروا بالرضا عنك وعن أنفسهم.
9ـ يجب أن تكون مستمعا جيدا لهم ، لأن ذلك يحقق لك الآتي ـ احترامهم ـ يبعدك عن المشاكل ـ يجعلك تعي ما يدور حولك ـ يجعلك متمكنا أكثر من الموضوع المثار للحوار ـ يجعلك تبدوا فطنا وذكيا ـ يزيد من قوتك ـ يساعدك على النفاذ إلى قلوب الآخرين ـ يعزز مكانتك عند الآخرين ويكسبك حبهم. (راجع www.hasaedu.gov.sa )

الإدارة

مـقـدمـــة : الإدارة كالقيادة فن وذوق ، الإدارة هي التوجيه و التخطيط ، الإدارة منهج ، الإدارة مهارة , الإدارة عمل ، المدير الناجح هو من يجيد فن التعامل مع الآخرين : لأن معرفة نمط الإنسان الذي تتعامل معه ثم محاولة الدخول له من خلال النمط المناسب له يعجل بالانسجام والتوافق بينك وبينه وإقامة الثقة فيما بينكما ، فقد أثبتت الدراسات النفسية أن لكل إنسان نمطا خاصا به ، وأن الأنماط عموما هي : إنسان ينظر للعالم ويتعامل معه من خلال الصورة أو نمط سمعي أي ينظر للعالم ويتعامل معه من خلال الكلمة المسموعة أو صاحب نمط إحساسي ينظر للعالم من خلال أحاسيسه ومشاعره الداخلية.
كما أن الناس في الإدارة على أصناف : الأول من ولد قائدا ، الثاني من تعلم القيادة ، الثالث لا يقدر عليها ، الرابع لا يفكر فيها.
المدير الذي نريد:
يقول الدكتور زكي محمود هاشم: أن الإدارة هي ذلك النشاط الذي يعتمد على التفكير والعمل الذهني المرتبط بالشخصية الإدارية وبالجوانب والاتجاهات السلوكية المؤثرة والمتعلقة بتحضير الجهود الجماعية نحو تحقيق هدف مشترك باستخدام الموارد المتاحة وفقاً لأسس ومفاهيم علمية، ووسيلتها في ذلك إصدار القرارات الخاصـــــة بتحديد الهدف ورسم السياسات ووضع الخطط والبرامج وأشكال التنظيم اللازمة لتحقيق الهدف وتوجيه الجهود والتنسيق فيها وإثارة مواطن القوة في أفراد القوى العاملة وتنمية مواهبهم وقدراتهم ورفع روحهم المعنوية والرقابة على الأداء لضمان تحقيق الهدف وفقاً للخطط والبرامج الموضوعة, وللإدارة أهمية بالغة في عصرنا الحاضر حيث يقول الدكتور محمد حسن: بأن الإدارة وظيفة حاسمة ولا غنى عنها في إدارة بيوتنا أو في إدارة منظماتنا، في مجال الأعمال الربحية أو في نشاط الأعمال الخيرية في الخدمات العامة أو الحكومية، في إدارة مساجدنا كما في إدارة متاجرنا، في السلم كما في الحرب، في الثبات كما في الحركة، في رعاية شئون الحياة كما في معالجة مشاكل الأحداث, ويقول الدكتور إبراهيم مطاوع: أن الإدارة لها اليد الطولى في تقرير الأمور وتصريف شئون الحياة وتحقيق الأهداف التي يطمع أي مجتمع في الوصول إليها، إذن فالإدارة كالقيادة تماماً فن وذوق يحتاج لها كل مجتمع ومأمور بها شرعاً حيث أمر بذلك المصطفى r المسافرين بان يكون احدهم أميرهم، ويستفاد من ذلك الانضباط والإتقان وعدم الفوضوية أو الاتكالية أو التقصير,, ونحو ذلك مما يحتاج إلى متابعة وتقويم، وبما أن الإدارة مهمة ولابد منها فلها مواصفات لابد من توفرها في المرشح لها وهي من وجهة نظري :
1- وضع الرجل المناسب في المكان المناسب وهذا مفقود في بعض الجهات وهي قليلة ولله الحمد.
2- ترشيح حملة الشهادات العليا جامعي فما فوق حيث يمتاز الكثير منهم بالأسلوب الحسن والثقافة العالية والمعلومات المنظمة.
3- ترشيح المدير المتخصص فمدير البلدية مهندس معماري أو تخطيط مدن والمستشفى طبيب والمدارس وإدارات التعليم تربوي والمحاكم قضاة,،،،،،،،, وهكذا.
4- الخبرة في مجال عمل إدارته وأرى ألا تقل عن عشر سنوات يكون المدير قد عمل في جميع أقسام إدارته المرشح لها تكليفه.
5- تكليف المدير بدورات تدريبية في مجال عمله مع تكليفه بدورات تنشيطية بين الحين والآخر.
6- ألا يقل العمر عند الترشيح عن ثلاثين عاماً حيث اقترب من النضوج الكامل فكرياً وعقلياً وفسيولوجياً وإداريا واكتسب خبرات إدارية واجتماعية,،،،،،� �, لأن النضوج الكامل هو عند بلوغ الشخص أربعين سنة قال تعالى ( حَتَّى إِذَا بَلَغَ أَشُدَّهُ وَبَلَغَ أَرْبَعِينَ سَنَةً قَالَ رَبِّ أَوْزِعْنِي أَنْ أَشْكُرَ نِعْمَتَكَ الَّتِي أَنْعَمْتَ عَلَيَّ وَعَلَى وَالِدَيَّ وَأَنْ أَعْمَلَ صَالِحاً تَرْضَاهُ وَأَصْلِحْ لِي فِي ذُرِّيَّتِي إِنِّي تُبْتُ إِلَيْكَ وَإِنِّي مِنَ الْمُسْلِمِينَ) (الأحقاف : 15 ) ونبينا محمد صلى الله عليه وسلم بعث عند الأربعين.
7- لابد أن يتميز المرشح للإدارة بالحلم والأناة والصبر على الناس موظفين ومراجعين قال تعالى في وصف إبراهيم عليه السلام ( إِنَّ إِبْرَاهِيمَ لأوَّاهٌ حَلِيمٌ) (التوبة : 114 ) وقال المصطفى صلى الله عليه وسلم في وصف اشج عبد القيس أن فيك لخصلتين يحبهما الله ( الحلم والأناة ) ( رواه مسلم ) - فالحليم هو الذي يصفح ويعفو ويصبر على الأذى ولا يعاقب إلا في الله ولله.
8- إتقان المرشح للإدارة - فن المجاملة الجائزة ، قال الشيخ ابن باز رحمه الله في مجموع الفتاوى 5/280 : أما إن كانت المجاملة لا يترتب عليها شيء من الباطل - إنما هي كلمات طيبة فيها إجمال ولا تتضمن شهادة بغير حق لأحد ولا إسقاط حق لأحد فلا اعلم حرجاً في ذلك.
9 -تميز المرشح للإدارة - بحسن العلاقات مع المسئولين والمواطنين.
10- التميز بالأمانة قال تعالى ( وَالَّذِينَ هُمْ لِأَمَانَاتِهِم ْ وَعَهْدِهِمْ رَاعُونَ) (المؤمنون : 8 ).
11- التميز بالعدل وعدم الظلم وإعطاء كل ذي حق حقه.
12- التميز بالنشاط والحيوية وعدم الخمول والكسل فالمدير النشيط يجعل إدارته خلية نحل.

التسلط الإداري

المشكلة التي يلهج بها الكثير من الموظفين والمراجعين هو التسلط الإداري والعنجهية التي يمارسها بعض هؤلاء المدراء ضدهم وقد تكون بحق أو بدون حق ، وقد يكون لها سبب أو بلا سبب ، ولا يعني هذا جوازها أو الموافقة عليها أو السكوت عنها بل لابد من نقدها ومحاولة إصلاحها قدر المستطاع ، كما ينبغي أن نعلم أنه ليس كل مدير متسلط بل ، فأصابع اليد ليست سواء ، ولتجاوز هذه الظاهرة اقترح الآتي:
1- تنمية الخوف من الله عز وجل في نفسه وأنه سيلاقي ربه عاجلاً أم آجلاً 0
2- الاختيار الصحيح للمدير.
3- المتابعة الحثيثة والمفاجئة من لدن الجهات العليا.
4- المدير المناسب في المكان المناسب وأقصد بذلك التوافق بين المؤهل الذي يحمله المدير وبين العمل الذي يمارسه ويعتلي هرمه فالمدرسة تربوي والمستشفي طبيب,,, بشــــــــرط التأهيل لذلك العمل لأن المتخصص يستطيع فيهم العمل بشكل اكبر.
5- عند اختيار المدير فلابد من مراعاة الخبرة الزمنية وحسن سيرته الذاتية في مجال العمل والتعامل والأخلاق العامة وان يكون قد عمل في أغلب مجالات وتخصصات الإدارة التـــي يعمل فيها.
6- تحديد مدة عمل المدير في الإدارة بخمس سنوات مثلا مثل الوزراء قابلة للتجديد مـــــرة واحدة، لان الشخص بعد فترة من الزمن يصاب بالفتور والملل ويبدأ يعاني من الخمـــــــول والكسل وهذا سوف ينعكس على عطاء المدير والإدارة، فلابد من تجديد الدماء والعقــــــول والخبرات والقضاء على الروتين القاتل الممل.
7- كما أن المدير مطالب بالإنتاج ومتابع من الجهات العليا فلابد أيضا من حمايته وتوجيهه وتدريبه وتشجيعه .
مع المتابعة والتشجيع سوف تتغير الأمور لأن المدير الفاشل والمتسلط إذا شعر بالمتابعـــــة فإما أن يتحسن وإما أن يترك الإدارة لمن هو أفضل منه.

متى يتميز المدير؟

من البديهي أن يكون المدير هو المسئول عن إدارة العمل وإدارة من يقومون بالعمل، أو بالأصح المحرك الحقيقي لإنجاز العمل بكل فعالية ونجاح، لذا فالمدير المتفهم لعلاقة الإدارة بالعاملين تحت إدارته من الطبيعي أن تكون مؤسسته أو إدارته ذات عطاء متميز ، فلا يمكن تحقيق الأهداف دون مساعدة ومساندة العاملين مع المدير، ولا يمكن تطبيق الإدارة بالتركيز فقط على الإشراف والسيطرة، ويجب على المدير أن يعتمد على القبول عوضاً عن السيطرة والتسلط، وتقبل الآراء والاختلاف في المفهوم والرؤية ، إن أسلوب تركيع الموظف لأوامر وتوجيهات بعيدة عن الإقناع والحوار وتقبل الأفكار سوف يخلق موظفاً غير مبدع ولا يشغل فكره بالتطوير، وهذا سوف يسبب تخلفاً في إدارة هذا النوع من المدراء ويخلق بالتالي موظفين كثيري التذمر قليلي الإنتاج من ناحية النوعية والكمية ، وجيل الموظفين الحالي ذوي الإمكانات التقنية العالية واتساع خبراتهم وحاجتهم للعمل والإبداع فيه ، يجعل القيود المفروضة من مدير تقليدي ذي مركزية متخلفة وأفكاراً غير قابلة للنقاش أو الحوار يجعل هذا الموظف يفقد كثيراً من إبداعه ونوعية إنتاجه وينعكس ذلك على حسن أداء هذه الإدارة وموت الطموح بها وخلوها وتسرب الخبرات منها التي هي شريان الحياة للإدارة الناجحة ، من الطبيعي أن لكل إدارة رئيس ومرؤوسين، فالمرؤوس دائماً ينظر لرئيسه بعين التطلع لانعكاسات معاملة هذا المدير، فالمدير الحكيم يجب أن يعامل مرؤوسه كمساو له وليس بالتعالي وإشعار المرؤوسين بالدونية، ويجبرهم على التصنع والنفاق، وفرض سلطته للحد من حرية وخيارات مرءوسيه في أتفه الأمور، وعكس ذلك سيخلق جواً من العطاء الراقي فيه من الاندفاع والإنتاج المتميز ، إن ضغوط العمل تكثر وتتركز في المرؤوسين، فهم المسئولون عن الدراسات والإنتاج والبحث وجميع ما يخص العمل ليسكب في طبق أنيق لتقديمه للمدير كعمل متكامل، فإن كان للمدير وجهة نظر أو توجيه مخالف، فإن أسلوب المدير في الحوار والمناقشة هو الذي سوف يجعل هذا العمل يسير من حسن إلى أحسن، وإن كان أسلوب الأوامر الصارمة غير القابلة للنقاش فإن الضغوط سوف تزداد على المرؤوسين مما يؤثر على نوعية العمل، لذا فالمدير الناجح الذي يستطيع أن يخلق جواً من الراحة وإشعار الموظف بالاحترام والتقدير لما يبديه حتى وإن لم يتوافق مع توجيهات المدير، ولكن بالحوار والمناقشة الراقية سوف يتقبل المرؤوسون أي توجيه مخالف لأفكارهم ومعطياتهم وكما قالوا: (فإن معرفتنا هي الأفكار والخبرة المتجمعة من عقول لا تعد) ، نعم هناك مدراء حاصلون على مستويات عالية من الشهادات الجامعية ولديهم خبرات واسعة ولكن يتسمون بالقسوة والشراسة في علاقاتهم مع مرؤوسيهم ولا تكون هناك فائدة مما تعلموه لعدم تقبل الطرف الآخر لمدير لا يحترمه في داخله، ومن ثم فعلى هذا النوع من المدراء البحث عن الكتب والنشرات التي تبحث في علم الإدارة وحسن التعامل ، وقد وردت عادات سبع للقادة الإداريين في كتاب (ستيفن كوفي) واختار خمس نقاط مهمة واعتبرها الذخيرة والتمويل لنجاح واستمرار تألق المدير وإذا خسر أو ضعف بعضاً منها فإن تميز هذا المدير سوف يبدأ في الانحدار جارفاً معه المتميزين من المرؤوسين، وهذه العادات هي:
1- معرفة وفهم الآخرين الذين تحت إدارتك وتصرف معهم كما تحب أن يتصرفوا معك.
2- أخذ الأمور الصغيرة بعين الجد والانتباه لها فالتشجيع والملاطفة مهمة جداً في خلق بيئة الهدوء والوئام في العمل بعكس القسوة والخشونة والصلف والغرور وإن كانت قليلة فإنها تنقص المخزون للتميز في حسن الإدارة الذي سوف ينعكس على نوعية وكمية الإنتاج.
3- عدم الوضوح في أهداف وتوقعات القائد سوف تدمر الثقة مع المرؤوسين، حيث سوف يكون جهدهم واجتهادهم في واد والقائد في واد آخر.
4- النزاهة والالتزام بالوعود والاستقامة الشخصية، ليتطابق الواقع مع كلام وتوجيهات القائد والعكس صحيح، وهذا عامل مؤثر لخلق القدوة الحسنة وزرع المبادئ الفاضلة.

5- إظهار الاعتذار عند خطأ القائد، فهذه قوة تزيد من رصيد تميز القائد فمن المعلوم أن الضعفاء دائماً يصبغ عليهم الشراسة والقسوة ليخفوا ضعفهم الذي يمنعهم من الاعتراف بالخطأ والاعتذار منه ، القائد أو المدير يضع إستراتيجية العمل ثم يشجع على تقبل المبادرات من المرؤوسين ويدعهم يتعاملون مع كيفية ونوعية الإنتاج ليتطابق مع الإستراتيجية الموضوعة، وعلى المدير الإصرار على الإطلاع على توصياتهم وعدم السماح لهم بسؤاله عن قراره وهذه الطريقة الناجحة لتدريب الموظفين ليقوموا بالعمل بدون تدخل المدير في كل صغيرة وكبيرة فالمفروض أن يتفرغ لأعمال وإنجازات أكبر وأهم، وإعطاء مزيد من الفرص للموظفين وتشجيعهم على الابتكار وتحسين الإنتاجية في العمل ويرتكز ذلك على الثقة المتبادلة بين المدير والمرؤوسين سيدفعهم إلى المناقشة وطرح الأفكار بكل إخلاص، وإتاحة هذه الفرصة والعلاقة الراقية بين المدير والموظف سوف تجعل العمل والفكر الجماعي من مميزات هذه الإدارة الناجحة، ويجب أن لا ننسى مقولة (نابليون بونابرت) (ليس هناك جنود سيئون بل هناك قادة سيئون) ، إن من الأمور الخطيرة التي يتخذها بعض القادة أو المديرين هو القفز على الموظفين والمساعدين في اتخاذ القرارات التي تمسهم والمفروض أن يكون هناك مبدأ المناقشة حتى ولو يرى القائد أنهم ليسوا مؤهلين لإضافة أي شئ لتوجيهه، وعدم مشاورتهم ونقاشهم سوف يجعلهم يعملون ضد هذا التوجيه أو أضعف الإيمان لن تجد منهم تشجيع هذه التوجيهات أو القرارات، وهذا سيشعرهم بعدم الاهتمام بهم أو احترامهم لينعكس نفس الشعور على المدير من قبل مرءوسيه، فمن المهم طرح الحوار والمناقشة في القرارات التي تمس الموظف وهذا يدل على حسن الإدارة والحكمة وهي من رموز قوة القائد.
من الطبيعي أن الموظف يطمح إلى التقدير والاهتمام من رئيسه، وهنا من المهم للمدير الناجح عدم تجاهل هذه النقطة، فالمدير الذي بليت به إدارة معينة سوف يعمل على تجاهل الموظف ويشعره بعدم الاهتمام مما سوف يدمر طموح ونوعية عمل الموظف، فكلما كان هناك تشجيع واهتمام وشكر وتقدير كانت حافزاً إلى مزيد من الفعالية والاندفاع للموظف وهذه أيضاً من رموز قوة القائد ، من الحكمة بث مبدأ التشجيع وحفز الموظفين لطرح مقترحاتهم، فمن البديهي أن يكون بعض الموظفين لديه من الأفكار والمهارات التي لا يستطيع المدير الإتيان بها، فاستخدام جميع العقول والأفكار وعدم تعطيلها سوف يكون العامل الرئيس في نجاح وتميز المدير، ونعلم أن كل موظف يجب أن يبرز باسمه وعمله حتى لو في أضيق الحدود أمام المدير وأن يشعره المدير بأن هذا العمل والإنتاج عائد له ومشكور على أدائه، فهذا التصرف من المدير دليل على حنكته الذي لن ينقص من سلطته شئ ، إن النقد الهادف البناء هو من سمات المدير المتميز، فإذا استخدم النقد بطريقة بناءة فإن الموظف سيتقبل ذلك بخلق رياضي وينقله من مرحلة الضعف إلى التميز والإبداع وسيبث في الموظف الكسول الاجتهاد والنشاط ، بعكس النقد الهدّام المبني على التقريع والتوبيخ الذي سيقتل في المجتهد اجتهاده ويحبط كل إبداع وتميز ويخلق الكراهية المبطنة وعدم تقدير هذا المدير في داخل سريرة الموظف، والانتقاد والتوجيه مطلوب من المدير إذا أحسن اختيار الزمان والمكان والكيفية التي ينتقد بها، فإذا كان الانتقاد سريع وقت وقوع الحدث فهو ممتاز بشرط أن لا يكون للتسرع سلبية في انتقاء الألفاظ وإلا على هذا النوع من المدراء التريث في الانتقاد، حيث هذا سيجنبه الأسف على ألفاظ تلفظ بها ليس من الواجب قولها ولا تليق بمكانة المدير أمام موظفيه وستخلف الاستهجان والكره لهذا المدير ومن الطبيعي سيكون هذا النقد معْول هدم لا إصلاح، حيث التريث إلى يوم آخر أو إعطاء فرصة أخرى لهذا الموظف الكسول أو المخطئ سيساعد على تحول الانتقاد إلى دروس تعليمية وتوجيهية من المدير المتميز، شئ طبيعي أن لا يحب أي إنسان العمل مع أناس متغطرسون لا يحترمون رأي الآخر، فالمدير في النهاية هو الذي يتخذ القرار وله الفصل، ولكن احترام آراء الآخرين هو تميز وسمو لهذا المدير في الإدارة الناجحة ، ومن الضروري الاستماع للآراء وبث كلمات الإطراء والشكر حتى بين الموظفين أنفسهم فيطلب من الموظف الأعلى شكر من تحته ونقل رضاه وشكره للموظف المتميز، وإشعار الموظفين بهذه الطريقة أن المدير يحب شكر غيره والامتنان لهم على الجهد والتميز لأنه في النهاية تميز له.
وفي الختام أرى أن المدير ليس من منح المنصب وتربع على كرسي إدارة ما، ووضع تحت إمرته ومسئوليته عمل وبشر، إنما المدير من تقلد منصب المدير وأداره بكل جدارة وسلامة وكسب التميز في الإنتاجية وحب وارتباط غيره به، وخلّف بعد رحيله منظمة متكاملة وعمل متميز مع كوادر مدربة نشيطة تعشق التميز والاجتهاد.
المرجع: 80 خطوة لتصبح مديراً ناجحاً، ديفيد فيرمنتل.
( راجع مجلة الدفاع – عدد 124 – WWW.difaa.com )

عيوب المديرين في الإدارة

لعل من أسوأ عيوب المديرين : إدارتهم لأعمالهم من مكاتبهم فقط والاعتماد على التقارير التي ترفع إليهم عن سير العمل بل وإطلاق الثقة في هذه التقارير واعتمادها كمصدر وحيد عند اتخاذ القرارات فيدير المدير إدارته من برج عاجي ، يسمى حجرة مكتب المدير العام وإذا رفعت إلى شكوى أو ملاحظة بغير ما يعلم عن مؤسسته اتهم قائلها بالبعد عن الحقيقة، بل وأحيانا يتهم القائل بأنه مغرض، وأحيانا يسفه رأيه ويضع على الناصح له دوائر حمراء، ولا يدري أن العيب فيه هو وليس في الناصح له، وهو لا يفكر مطلقًا في النزول إلى مواقع العمل ليرى كل شيء على طبيعته، ويحدث لا محالة انفصال تام بين الإدارة من ناحية وبين العمل والمرؤوسين من ناحية أخرى، ولا يكتشف المدير تلك المشكلة الكبيرة إلا بعد وقوع كارثة يكون ـ أي المدير ـ أكبر ضحاياها، ولذا وجب على كل مدير أن ينتبه إلى ذلك الخلل في إدارته قبل وقوع الكارثة ، وهذا الكتاب ينبه المديرين إلى ذلك الخلل، والكتاب بعنوان }جمبا كايزون{، وهما كلمتان يابانيتان، و ( جامبا ) هي إدارة المكان، وهي تعني أن الإدارة تكون في الموقع الفعلي للأحداث، ولا تنفصل عنه، و( كايزون ) هي إدارة الزمان ، وهي تعني التطوير المستمر للعمل لتخفيض التكاليف ورفع الإنتاجية ، وهذا الأسلوب الياباني يتلخص في عدة نقاط أساسية :
أولاً: إذا حدثت مشكلة انزل فورًا إلى موقع الحدث فتواجدك السريع في موقع الحدث أو المشكلة يقضي على 50% منها ؛ لأن المدير الناجح بيده كل مفاتيح الحسم فينبغي ألا يغيب عن موقع الحدث ، وإياك أن تعتمد على التقارير؛ لأنها عادة ما تكون متحيزة إلى أحد وجهتي النظر، وإذا اعتمدت عليها وحدها فلن تأخذ قرارًا إلا لتأييد وجهة النظر الموجودة في التقارير، أما وجهة النظر الأخرى والتي قد تكون هي الأصوب لن تتفهمها أو تقتنع بها لأنك من الأصل لم تسمعها ، وهذا رسول الله صلى الله عليه وسلم انظر كيف كان يتعامل مع أصحابه في حل المشاكل: كان دائمًا في موقع كل الأحداث يعيش مع أصحابه كل مشكلاتهم ويتدخل في حل المشكلة بسرعة ، فذات يوم حدث خلاف بين أبي ذر الغفاري رضي الله عنه - وكان حديث عهد بالإسلام - وبين بلال بن رباح رضي الله عنه ، فقال أبو ذر رضي الله عنه لبلال: يا ابن السوداء. ولك أن تتخيل لو أن هذه المشكلة تركت ليوم واحد فقط في مجتمع عربي يأبى الذل والخنوع ربما حدثت مشكلة لن يستطيع أحد أن يحلها، ولكن الرسول صلى الله عليه وسلم تدخل سريعًا وقال لأبي ذر: »إنك امرؤ فيك جاهلية« وهنا يشعر أبو ذر بالخطأ ويهدأ بلال لأن القيادة أحيطت علمًا وهو يثق في قيادته أنها تستطيع أن ترد له حقه وبالفعل يشعر أبو ذر بالندم ويضع خده على الأرض ويطلب من بلال رضي الله عنه أن يطأ بقدمه على خده ويصفح عنه، ولكن بلالاً يرفض ويرفع أخاه ويقبله ، إننا لا ننكر حسن أخلاقهم رضي الله عنهم أجمعين، ولكن شاهدنا هنا تواجد القيادة السريع في موقع الحدث ، وحدث آخر: كان رسول الله صلى الله عليه وسلم بعيدًا عنه ثم سمع به فانظر ماذا فعل صلى الله عليه وسلم ؟ يذهب رجلان إلى بئر لسقي الماء كعادتهم كل يوم؛ جهجهاه الغفاري ـ وهو مولى لعمر بن الخطاب أي هو من المهاجرين ـ ووبر بن سنان ـ من الأنصار ـ ، وأدلى كل منهما دلوه في الماء فاشتبكا كل منهما يريد أن ينزع دلوه أولاً، وكما رأيت إنها مشكلة بسيطة جدًا ولا تحتاج إلى تدخل، ولكن انتظر ولا تتعجل، اشتبك الرجلان ـ وهذا من نزغ الشيطان ـ ولطم كل منهما الآخر، فتصايحا فقال المهاجري: ياللمهاجرين. وقال الأنصاري: ياللانصار. فجاء المهاجرون ينتصرون للمهاجري الذي ضرب، وجاء الأنصار لنصرة الأنصاري الذي ضرب، وكل يرى صاحبه هو صاحب الحق، وهنا تضخمت المشكلة، فالمهاجرون والأنصار يرفعون السيوف لا لقتال عدو ولكن لقتال بعضهم بعضًا، ويسمع بتصايحهم النبي e فماذا يفعل؟ يذهب مسرعًا إليهم في مكان اجتماعهم، وهو في الطريق يسمع المنافق عبد الله بن أبي بن سلول يقول: أوَقد فعلوها، لقد نافرونا وكاثرونا، إنما مثلنا ومثلهم ما قال الأول ـ يعني: على رأي المثل ـ سمِّن كلبك يأكلك. وفهم الرسول صلى الله عليه وسلم أنه وصحابته المهاجرون هم المقصودون بهذا السباب، ولكنه لم يتوقف، ووصل إلى المهاجرين والأنصار في سرعة بالغة قبل أن يحدث شيء بينهم، ووقف بينهم قائلاً: »الله الله، أبدعوى الجاهلية وأنا بين أظهركم؟! دعوها فإنها منتنة« ، فعاد الصحابة إلى رشدهم، وعلموا أن الشيطان ينزغ بينهم ، لم ينتظر رسول الله صلى الله عليه وسلم أن يُرفع إليه تقرير عن المشكلة، ويشكل لجنة تفحص المشكلة، ثم...، ثم...، ثم...، وأيضًا لم يتوقف للسباب الذي سمعه، بل مضي في طريقه لاجتثاث جذور المشكلة فبل نموها واستفحالها.

ثانيًا: قسم عملك إلى أربعة مراحل:
1ـ خطط 2 ـ طبق 3 ـ راجع 4 ـ طور
هذه هي دورة أي عمل ناجح :
1ـ تخطيط : أي وضع القواعد التي يتعامل بها العاملون مع المشكلات، ووضع حلول لها، ووضع العوامل التي تذلل العقبات من طريق العمل من أجل الوصول إلى الهدف المنشود، مهما قل أو عظم ذلك الهدف لابد من مرحلة التخطيط له.
2ـ تطبيق: وفيه تنزل الخطة والأهداف للمرؤوسين لتنفيذها بدقة بالغة حسب المتفق عليه، ولا يسمح بالاجتهاد إلا في الأمور التي يصح فيها الاجتهاد الشخصي كالأمور البسيطة التي لم ترد في الخطة.
3ـ مراجعة ومراقبة التنفيذ: فلا يكتفي المدير بوضع الخطط والأمر بتنفيذها فقط ثم الاعتماد بعد ذلك على التقارير المتدفقة عليه التي تخبره بأن العمل يسير وفق الخطة الموضوعة ـ وأن كله تمام ـ كلا، بل يجب عليه أن يتابع سير العمل هل يسير حسب الخطة الموضوعة أم لا؟ ورحم الله عمر بن الخطاب رضي الله عنه حينما قال لمن حوله من أصحاب النبي صلى الله عليه وسلم ذات يوم في خلافته »أرأيتم لو تخيرت أفضلكم ووليته على عمل ثم أمرته ونهيته أكنت أديت ما علي؟ قالوا: نعم. قال: لا، حتى انظر في أمره أأدى ما أمرته به وانتهى عما نهيته عنه أم لا؟« . هذه هي المراجعة والمراقبة، فلا يكفي وضع خطة جيدة ولا الأمر بتنفيذها فقط، بل يجب المراجعة للتأكد من سير العمل وفق ما خطط له، فما أكثر الخطط الجيدة التي وضعت ثم ذهبت أدراج الرياح لأن من وضعوها وأمروا بتنفيذها اكتفوا بالمقاعد الوثيرة، ولم يكلفوا أنفسهم عناء المتابعة، ففشلت الخطط العظيمة، فكان أصحابها الذين أمضوا الليالي الطوال في إعدادها هم أول من دق مسمارًا في نعشها بعدم متابعتهم لها.
4ـ بعد المراقبة والمراجعة والتقييم للخطة تأتي مرحلة التطوير لكي تستفيد أنت أولاً من أخطاء الخطة السابقة، فتعمل على تجنبها، فلابد من الاستفادة من الأخطاء.

ثمان وصايا لتطبيق ' جامبا كايزون ':

1ـ إذا عرض عليك اقتراح جديد لا تنظر إلى من قدمه ولكن انظر دائمًا إلى جدوى الاقتراح، وفكر دائما في كيف تنفذ الاقتراح الجديد الجيد، وليس في لماذا لا تنفذه ، فربما يصلك اقتراح جيد من عامل صغير بسيط فلا تتكبر.
فقد وقف رسولنا صلى الله عليه وسلم يوم بدر على عين ماء وعسكر بجيشه، فجاءه جندي بسيط اسمه الحباب بن المنذر، فقال له: يا رسول الله، أهذا منزل أنزلكه الله ، أم هو الرأي والحرب والمكيدة؟ قال: »بل هو الرأي والحرب والمكيدة« ، قال الحباب: ليس هذا بمنزل، الرأي عندي أن ننزل بأدنى ماء من بدر، ونغور ما وراءها من الماء. فقال صلى الله عليه وسلم: »أشرت بالرأي« ، وتحول إلى الموضع الذي ذكره الحباب.
2ـ كن طموحًا دائمًا واطمع في المزيد، فليس بعد التمام إلا النقصان، فإذا رضيت عن مستوى العمل الذي تعمل به أنت وأعوانك هبط المستوى بعد ذلك، وكن تواقًا إلى ما هو أفضل من ذلك، ولذا لا تقبل مبررات انخفاض الإنتاجية من أعوانك ، فهي ليست ثابتة ولا يجب أن تكون كذلك ، يقول عمر بن عبد العزيز رحمه الله : ما تاقت نفسي إلى شيء ثم نلته إلا وتاقت إلى ما هو أفضل منه، تاقت إلى إمارة المدينة المنورة فلما وليتها تاقت نفسي إلى الخلافة، فلما نلتها تاقت نفسي إلى الجنة، وأسأل الله أن أنالها«.
3ـ لا تبحث عن الكمال في الاقتراح الجديد ـ فالكمال لله وحده ـ ، فقط نفذه ولو بنسبة نجاح 50%، فليس هناك اقتراح به نسبة نجاح 100% ، والعبرة كما قلنا بكيفية التخطيط له، ثم التنفيذ الدقيق، ثم المراقبة والمراجعة والتقييم ساعتها ربما تجد أن نسبة النجاح قد ارتفعت كثيرًا.
4- صحح الأخطاء فور وقوعها، ولا تتركها فتستفحل ثم تستعصي على الحل والتصحيح، والإنسان أسير العادات، فربما نشأ جيل كامل من العمال والمعاونين على خطأ ولا يستطيعون تغييره الآن قد تركه مدير سابق كان يقدر على تغييره بكلمة أو بإشارة.
5- لا تجعل من تطبيقك لنظام كايزن سببًا في زيادة التكاليف وزيادة الإداريات والروتينيات، إذ تكمن كفاءة كايزن في تقليل الروتينيات، فلا تجعلها تتقلب إلى نقيضها كما يحدث لأغلب الممارسات الإدارية.
6 ـ تخلص من الجمود الفكري بشأن : أننا يجب أن نفعل ذلك ، بهذه الطريقة فقط ، بل يجب عليك أن توجد قدرًا من الحرية في ممارسة أسلوب العمل، ولكن بما لا يخرج عن الخطة الموضوعة.
7 ـ كن يقظًا، فليست كل شكوى كيدية، وليس كل اعتراض على أمر نوعًا من التمرد يجب عليك قمعه، كلا حاول التحقيق في أمر الشكاوى وخاصة عند تكرارها من عمل معين أو مكان معين أو شخص معين، حتى يمكنك تطوير عملك والقضاء على مشاكله، فربما قضيت على المشكلة قبل أن تحدث، وهذا قمة النجاح. كما كان يفعل عمر بن الخطاب رضي الله عنه حين قطع الشجرة ، وحين عزل خالدًا كان يشعر بالمشكلة قبل أن تحدث، فيقطع ماء الحياة عنها رحمه الله ورضي عنه.
8- أمامك مسئوليتان: مسئوليتك عن الأفراد ، ومسئوليتك عن العمل، فلا تجعل حبك للإنجاز يطغى على مسئوليتك عن الأفراد فتهلكهم أو تفقدهم، ولا تجعل اهتمامك بالأفراد يطغى على العمل فيفسد العمل ويسوء، فتفشل في إدارتك للعمل.
إعداد الفريق العلمي بموقع مفكرة الإسلام (www.islammemo.com ).

حدد عمل الموظف ومهامه

من أهم مهام المدير تحديد وتوضيح أهداف ومهام وواجبات العمل المطلوب أداءه من قبل الموظف كما أن من مهامه تحديد إجراءات وخطوات العمل ، فالمدير الناجح هو الذي يحدد عمل كل موظف ومهامه مراعيا في ذلك التخصص والقدرة لدى الموظف مع محاولة تكليف الموظف بالعمل الذي يريده ويحبه إذا لم يتعارض مع مصلحة العمل الأساسية متجنباً الظلم والتكليف بما لا يطاق قال تعالى (لاَ يُكَلِّفُ اللّهُ نَفْساً إِلاَّ وُسْعَهَا لَهَا )(البقرة : 286).

حدد مواقع الخلل

للكاتب / جيني هارت دانووسكي:
يميل كثير من المشرفين حين يكونون في مواجهة أداء ضعيف إلى التخلص من الموظف المسئول عن الضعف بدلاً من التخلص من الأسباب المؤدية إلى ذلك الضعف ويخطئ الكثير من المشرفين في نسبة السبب في ضعف الأداء إلى ضعف الدوافع، أو إلى ضعف سياسة اختيار الموظفين التي تتبعها الشركة، هذا ما يقوله ( فيردناند فورنيز) مؤلف كتاب ( لماذا لا ينجز الموظفون ما يفترض أن يقوموا بإنجازه ) ، إن (فورنيز) يرى أن معظم مشاكل الأداء ناشئة عن ضعف الإدارة لا عن سوء الموظفين، ففي المرة القادمة وقبل أن تقدم على فصل موظف ما تأكد من أن المشكلة لا تكمن فيك أنت ، وفيما يلي قائمة تساعدك في تحديد أسباب ضعف الأداء ، الموظفون لا يعرفون ما المطلوب منهم : هل تدفع رواتب موظفيك مقابل قيامهم بتوقع ما تريد منهم بدلاً من إطلاعهم بالتحديد على الأمور التي تتوقع منهم أن يقوموا بها ؟ إن وجدت هذه المشكلة فإن حلها يكمن في تزويد الموظفين بوصف دقيق للمهمة المطلوبة بالقدر الذي يولد فيهم السلوك الذي ترجوه منهم ، وفي تحديد الخطوات الواجب اتخاذها لإنجاز كل هدف من الأهداف المرسومة ، وبداية ونهاية كل خطوة من الخطوات ، بالإضافة إلى النتائج المرجوة .
الجهل بكيفية أداء العمل : غالباً ما تتم ترقية الناس عدة مرات دون أن يعرفوا كيفية أداء كل واحدة من المهام الموكلة إليهم ، وللتغلب على ذلك اختر أحد الموظفين ليقوم بتدريب زملائه وزوده بمواد التدريب والمراجع ، لا يعرف الموظف قيمة ما يتوجب عليه فعله : لا يشعر كثير من الموظفين بأهمية عملهم ، ولتغيير مثل هذا السلوك أوضح لهم كيف تستفيد الشركة من مهامهم التي يؤدونها ، يعتقد الموظف أن طريقته هي الأفضل : يفترض بعض الموظفين أن طريقته في أداء العمل هي من أفضل الطرق والواقع يثبت خلاف ذلك، ولعلاج ذلك تعرف على أفكار موظفيك في أداء العمل، فلو عثرت لدى أحدهم على فكرة عملية للعمل بذكاء أكثر فضعها موضع التنفيذ ، أما إذا لم تكن الفكرة ممكنة التطبيق فاطرح عليه الطريقة الصحيحة في أداء العمل ، يظن الموظف أن أمرا آخر هو الأكثر أهمية: قد تكون لبعض موظفيك أولويات مختلفة عن أولوياتك ، ويعالج هذا النوع من المشكلات بترتيب مشاريعك حسب الأولوية قبل توزيعها على الموظفين ، أعط كل واحد من العاملين قائمة بأنواع الأولويات ليقوم هو بتصنيف مهامه بناءً عليها.
يعتقد الموظف أنه يقوم بعمله على الوجه الأكمل: يفترض بعض الموظفين أنهم سيؤدون عملهم بشكل جيد لو تركوا وشأنهم ، وللتغلب على ذلك أعطهم تغذية استرجاعية إيجابية عدة مرات يومياً ، سجل معدلات الإنجاز واجعل التغذية الاسترجاعية تقوم على أداء الموظف لا شخصه ، مكافأة الموظف على الأعمال السهلة: في بعض الأحيان توكل للموظفين ضعيفي الأداء مهام سهلة بدلاً من تحميلهم مسؤولية الارتقاء إلى مستويات العمل المطلوبة ، وحل هذه المشكلة يكمن في القيام بمراقبة دقيقة للمهام الصعبة حتى يجري التأكد من مطابقة الأداء للتوقعات.
(المصدر : نشرة النخبة الإدارية العدد 67 -www.annokhbah.net )

خطط قبل أن تعاقب الموظف

إذا توجب عليك معاقبة موظف معين فيجب التخطيط لذلك حيث أنك لن تتحمل خطأك إن ظلمته، وإليك بعض الخطوات التي يراعى تنفيذها:
تحديد تفاصيل تقصير الموظف : يجب أن تكون قادراً على وصف ما حدث من الموظف باستعمال كلمات واضحة مثل : من ، ماذا ، متى ، أين ، ولماذا وكيف حدث ما حدث ويجب أن تعلم من هم الشهود على ذلك.
توضيح سياسات العمل : يجب أن توضح أنه انتهك سياسة العمل الواضحة والمكتوبة سلفاً.
تعريف الموظف بتقصيره : قم بتوضيح أن الموظف فعل هذا التقصير رغم علمه أنه يعرف أن هذا التصرف غير مقبول كما هو مدون بكتيب العمل وكما تم نصحه من قبل الإدارة.
مراجعة حوادث سابقة : هل قام الموظف بعمل هذا التقصير من قبل وهل تم تحذيره من عواقب هذا السلوك وهل قام موظفون آخرون باقتراف نفس الخطأ وكيف تمت معاقبتهم.
(المصدر : نشرة النخبة الإدارية -www.annokhbah.net )

فن التحفيـــز!

من المؤكد أننا كبشر لسنا نشبه الآلات في شيء، لنا طبيعة خاصة، لا نعمل بضغط على زر، بل إن البشر ـ كل البشرـ ما هم إلا مجموعة من الأحاسيس والمشاعر، والعمل لابد أن يرتبط بتلك المشاعر. ولذا فحسن أداء العمل أو سوئه يرتبط بمشاعر العاملين نحو ذلك العمل، ولذا يدرك المدير الناجح كيفية التعامل مع الأفراد لإخراج أفضل ما لديهم نحو العمل المنوط بهم عن طريق التحفيز.
فما هو المدلول لتلك الكلمة السحرية؟
التحفيز هو: عبارة عن مجموعة الدوافع التي تدفعنا لعمل شيء ما، إذن فأنت ـ كمديرـ لا تستطيع أن تحفز مرؤوسيك ولكنك تستطيع أن توجد لهم أو تذكرهم بالدوافع التي تدفعهم وتحفزهم على إتقان وسرعة العمل.
فما هي العوامل المهمة في التأثير على العامل؟
أولاً: شعور العامل أنه جزء لا يتجزأ من هذه المؤسسة، نجاحها نجاح له وفشلها فشل له، المؤسسة التي يعمل فيها جزء من وجوده وجزء من كيانه، فإذا استطاع المدير أن يوصل تلك المفاهيم إلى العاملين معه فسيكون قد وضع يده على أكبر حافز لهم، فهم لا يعملون لصالح المدير بل هم يعملون لصالح المؤسسة ككل والمدير فرد فيها.
ثانيا: اقتناع كل عامل في المؤسسة أنه عضو مهم في هذه المؤسسة ، فمهما كان عمله صغيرًا فلا يوجد أبدًا عمل تافه، بل يوجد إنسان تافه يأبى أن يكون إنسانًا ذا قيمة، فإذا شعر العامل بأهميته بالنسبة للمؤسسة التي يعمل فيها سيكون ذلك دافعًا كبيرًا لتحسين أدائه في عمله، بل سيزيده إصرارًا على الابتكار في كيفية أدائه لذلك العمل، ولذا فالمدير الناجح هو الذي يشعر كل عامل معه مهما كان دوره بأنه أهم عضو في المؤسسة وأن عمله هو أهم الأعمال، وإذا تمكن هذا الشعور من العاملين ككل في المؤسسة فلن تعرف المدير من العامل، فكلهم في الغيرة على أداء العمل سواء، وكما كان سلفنا الصالح رضوان الله عليهم أجمعين لا تعرف القائد منهم من الجندي.
ثالثا: وجود مساحة للاختيار، لابد للمدير الناجح أن يترك مساحة للاختيار للعاملين معه، فيطرح عليهم المشكلة، ويطرح ـ مثلاً ـ بدائل لحلها، ويستشير العاملين معه حتى إذا وقع اختيارهم على بديل من البدائل المطروحة عليهم تحملوا مسئوليتها مع المدير، وأصبح لدى كل واحد منهم الحافز القوي على إتمام نجاح ذلك العمل.
بعد أن علمنا العوامل التي تؤثر على التحفيز نستعرض معوقات التحفيز؟
إذا بذل المدير جهده ـ أو اعتقد ذلك ـ ولم يجد نتيجة مباشرة فلم يجد هناك تغيير ولا زال شعور العاملين كما هو فلابد أن هناك معوقًا من معوقات التحفيز موجودًا، وينبغي البحث عنه وإزالته.

ومعوقات التحفيز هي:
1) الخوف أو الرهبة من المؤسسة.
2) عدم وضوح الأهداف لدى إدارة المؤسسة.
3) عدم المتابعة للعاملين فلا يعرف المحسن من المسيء.
4) قلة التدريب على العمل وقلة التوجيه لتصحيح الأخطاء.
5) عدم وجود قنوات اتصال بين المديرين والعاملين فيكون كل في واد.
6) الأخطاء الإدارية كتعدد القرارات وتضاربها.
7) تعدد القيادات وتضارب أوامرها.
8) كثرة التغيير في القيادات وخاصة إذا كان لكل منهم أسلوب في العمل يختلف عن سابقه.

العوامل التي تساعد على تحفيز العاملين:
أما إذا أردت التعرف على العوامل التي تساعد على تحفيز العاملين وكسب تعاونهم معك فاعمل على بناء الشعور بالاحترام والتقدير للعاملين بإطرائهم والثناء على ما أنجزوه من أعمال جيدة.
1) حاول أن تتحلى بالصبر، وأشعر العاملين أنك مهتم بهم.
2) أفسح المجال للعاملين أن يشاركوا في تحمل المسؤولية لتحسين العمل، واعمل على تدريبهم على ذلك.
3) حاول أن تشعر العاملين الهادئين والصاخبين، أو المنبسطين بالرضا على حد سواء.
4) أشرك العاملين معك في تصوراتك، واطلب منهم المزيد من الأفكار.
5) اعمل على تعليم الآخرين كيف ينجزوا الأشياء بأنفسهم، وشجعهم على ذلك.
6) اربط العلاوات بالإنجاز الجيد للعمل، وليس بالمعايير الوظيفية والأقدمية في العمل.
7) اسمع شجع المبادرات الجانبية.
8) شجع العاملين على حل مشاكلهم بأنفسهم.
9) قيِّم إنجازات العاملين، وبيِّن القِيَم التي أضافتها هذه الإنجازات للمؤسسة.
10) ذكِّرهم بفضل العمل الذي يقومون به.
11) ذكرهم بالتضحيات التي قام بها الآخرون في سبيل هذا العمل.
12) انزع الخوف من قلوبهم وصدورهم من آثار ذلك العمل عليهم إن كانت لها آثار سلبية.
13) اجعل لهم حصانة من الإشاعات والافتراءات.
14) كرر عليهم دائمًا وأبدًا بوجوب قرن العمل بالإخلاص.
15) حاول أن تجعل مجموعات العمل متناسبة في التوزيع والمهام.
16) حاول أن تتفاعل وتتواصل مع العاملين.
17) حاول أن توفر للعاملين ما يثير رغباتهم في أشياء كثيرة، وهكذ.
ولك سيدي أن تعلم أن هناك ثلاث طرق لكي تـنقل الحافز إلى العاملين:
الطريقة الأولى: التحفيز عن طريق الخوف: بأن تذكر لهم الأخطار التي تحيط بالمؤسسة وأن الوقت يداهمنا، وعلينا أن نحاول التشبث بسفينة نوح قبل أن يأخذنا الطوفان، ومثل هذه الأقوال ، وهذه طريقة تجدي في أول الأمر ثم لا تجد لها بريقًا بعد ذلك ولن تجدي ولن يكون من ورائها أي مردود إيجابي.
الطريقة الثانية: التحفيز عن طريق المكافآت والحوافز المادية : وهذه الطريقة أيضًا تجدي في أول الأمر ولكنها لا تلبث إلا أن تخف حدتها ولا تجدي على المدى البعيد؛ لأن العمال إذا اعتادوا على ذلك فلن يتحركوا إلا إذا كان هناك حافز مادي ومن الممكن أن يعطوا العمل على قدر ذلك الحافز المادي فقط.
الطريقة الثالثة: مخاطبة العقل بالإقناع : بإقناعهم أن تطور المؤسسة يعود عليهم جميعًا بالنفع ويساهم في بناء مستقبل أفضل لهم وهذه الطريقة مفيدة جدًا.

كيف تتعامل مع الطبيعة الإنسانية للعاملين ؟

قد تفعل الكثير من أجل العاملين لرفع معنوياتهم وتحفيزهم للعمل ولا تجد استجابة، ولذا فمن المفيد أن تتعرف على الطبيعة الإنسانية للعاملين لكي تستطيع تفهم نفسياتهم، ومن ثم الوصول إلى هدفك كمدير لرفع وتنمية مهاراتهم في أداء الأعمال الموكولة إليهم، هناك نظريتان أساسيتان في التعامل مع الأفراد وخاصة لأول مرة:
الأولى : تسمى نظرية x
الثانية : تسمى نظرية y
الأولي نظرية متشائمة جدًا تفترض الخطأ في كل المحيطين إلى أن يثبت العكس، كمن يقول الإنسان متهم حتى تثبت براءته.
الثانية تفترض التفاؤل الكبير وتفترض الصواب في كل المحيطين إلى أن يثبت العكس، كمن يقول المتهم بريء إلى أن تثبت إدانته.
وتقوم فروض نظرية x على : العمل شاق.. العامل كسول.. العامل لا يحب العمل.. العامل غير طموح.. العامل يتملص من المسئولية..العام ل يحب الإشراف المباشر الذي يعفيه من المساءلة.. العامل لا يتحرك إلا بالمال..العامل مستعد لتقبل الرشوة بالمال حتى لو كان ضد مصلح المؤسسة.. وبالتالي يكون المدير وفقًا لهذه النظرية : ينفرد بالقرارات دون الرجوع إلى أحد.. يهيمن على سير العمل.. كل خطوة تتم في العمل تحت إشرافه.. لا يثق إلا بنفسه.. يسعى لتحقيق أهدافه بكل الوسائل.. لا يقبل كلمة نقد توجه إليه.
أما نظرية y تقوم على الفروض التالية : الناس دائمًا تستمتع بالعمل.. العمل المحبب كاللعب لا إرهاق فيه ولا ملل.. تحقيق الإنجاز عامل مهم كالأجر تمامًا للعامل.. العمال ملتزمون بطبيعتهم.. العمال مبدعون إذا وجدوا الفرصة المناسبة.. وعليه فإن الإدارة تكون كالآتي: القرارات بالتشاور.. يُشعر العاملين بالانتماء للعمل.. يساعد العاملين على التطور.. يشجع العمل الجماعي.
في النهاية الواضح أن الطريقة الثانية هي أفضل للعمل ولكن أنتبه إلى محاذيرها وهي:
1) أن يسيء العمال استخدام السلطة الممنوحة لهم.
2) عدم وجود سياسات صارمة تجاه العمال.
3) أحيانًا لا يهتمون بسياسة المؤسسة ويسير كل واحد منهم بمفرده.
ولكي تنجح عوامل التحفيز التي تتخذها من الضروري أن تتعرف على الاحتياجات التي يحتاجها العاملون فينبغي :
1) إعداد مكان عمل مريح لهم.
2) حاول أن تجعل سلامتهم من أولوياتك وأشعرهم بذلك.
3) تحرى إقامة العدل بينهم.
4) حاول أن تخص المحتاجين ماديًا منهم بالأعمال الإضافية لتتحسن رواتبهم.
5) حاول الاجتماع بهم على فترات لتستمع إليهم ويستمعوا إليك بعيدًا عن توترات العمل.
6) أشركهم في التشخيص واطلب منهم دائمًا الأفكار الجديدة.
7) استعمل دائما عبارات الشكر عند تحقيق الإنجاز.
8) استعمل أسلوب الجهر بالمدح والإسرار بالذم.
9) أعطهم دائمًا المثل والقدوة بسماحك لهم بانتقاد سياستك من أجل الوصول للأفضل.
10) ضع نصب عينيك دائما إيجاد بديل لك أو نائب ينوب عنك عن طريق إفساح المجال للجميع لاكتساب الخبرات.
إعداد الفريق العلمي بموقع مفكرة الإسلام www. islammemo.com

تقييم المــــوظف

تـــــــوطـئــة : تقييم الموظف ، أسلوب وفن يحتاجه المدير، لكي يكون سبباً في تطوير الموظف لمهاراته وتصحيح أخطائه ، وإعطائه حقه.
لكن التقييم يكتنفه معوقات ومنها :
1- السرية عند كتابة التقرير ، فكيف سيطور الموظف مهاراته إذا لم يعلم بأخطائه وجوانب التقصير لديه ، وقد طويت أوراقه في أدراج المكاتب والملفات السرية ، علما بأن النظام ينص على عدم السرية : نصت المادة 26/6 من لائحة تقويم الأداء الوظيفي على أنه للموظف المعد عنه التقرير, حق الاطلاع على التقرير الذي أعد عنه من أجل إعطائه الفرصة لمعرفة وجهة نظر الإدارة حوله ولتحسين وضعه، والعلنية في الاطلاع تقتصر على الموظف المعني ورئيسه المباشر ومعتمد التقرير، وما عداهم يعتبر التقرير سرياً عليهم، ومن ناحية الاعتراض على ما ورد بالتقرير والتظلم منه يكون في حالة حصوله على تقدير غير مرضي خلال 15 يوماً من إخطاره بذلك وفقاً للمادة 36/7 من اللائحة نفسها.
2- كتابة التقرير مرة واحدة في آخر العام ، وهذا عليه ملحوظات منها :
الأولى : طول المدة تؤدي إلى نسيان سلبيات وإيجابيات الموظف .
الثانية : أن المدير يقيم الموظف في آخر أيام العام.
الثالثة : أن الموظف يهمل طيلة العام وقبيل كتابة التقرير بأيام يحسن من أدائه أمام المدير.
3- المزاجية عند كتابة التقرير ، أو بالمعنى العامي ( الشللية ) إي المقربين من المدير لهم الدرجات العليا وغيرهم لا.
4- التقييم من خلال نقاط معينة محددة وإهمال باقي نقاط التقييم ، كمن يقف عند ظاهر الحضور و الانصراف فقط ، ويكون تقييم الموظف في نهاية العام من خلال دفتر الحضور والانصراف فقط متجاهلاً فاعلية الموظف و إنتاجه وإتقانه لعمله.
5- قصور بعض نماذج تقويم الأداء الوظيفي ونقصها ، فسجلات التقويم تحتاج إلى إعادة نظر وطول دراسة.
6- بعض الدوائر لا تمنح جميع الموظفين المميزين تقدير امتياز وإنما تمنح عدد قليل منهم بحجة أنه لابد أن تتفاوت التقارير وأن لا تتعدى النسبة حد معين.

وعلى المدير مراعاة ما يلي عند التقييم :
1- استخدم نظام التقييم الفوري والمباشر فهذا التقرير مفيد بإذن الله.
2- اجعل لكل موظف سجل خاص تدون فيه السلبيات والإيجابيات على مدى عام كامل ، ثم يطلع الموظف عليها بين الحين والآخر مع المناقشة والحوار لأجل التطوير.
3- طبق مبدأ التقييم الذاتي ، وهو أن يقوم كل موظف بتقييم نفسه ، إما أمام زملائه الموظفين من خلال عقد اجتماع ، أو تقييم انفرادي لكل موظف من خلال اجتماع خاص.

وعلى المدير مراعاة ما يلي عند كتابة التقرير :
1- الأمانة عند كتابة التقرير.
2- التجرد العاطفي عند كتابة التقرير ، فلا يميل مع قريب أو صديق ولا يحيف على بعيد.
3- نبذ الواسطة عند كتابة التقارير.
4- عدم تحدي الموظف باستخدام التقييم كأداة ضغط أو تهديد أو إلحاق الضرر بالموظف.
5- مراعاة الموظف المبتلى بعائق خَلْقِي مثل الشلل أو ضعف النظر أو السمع ونحو ذلك ، فلا ينظر له بعين الشفقة والرحمة فيعطيه أكثر مما يستحق أو يدعوه ذلك إلى التحامل عليه فيهضمه حقه ، بل يعطي كل ذي حق حقه.

ما الهدف من تقويم الأداء الوظيفي وما هي مصادره ؟
جاء في نظام وزارة الخدمة المدنية ما يلي :
تعتبر تقارير الأداء من الوثائق الهامة في حياة الموظفين مما يستدعي بالضرورة إعطاءها عناية كاملة من الرؤساء المباشرين ومعتمدي التقارير ويستهدف تقويم أداء الموظفين تحقيق الجوانب المهمة التالية :
1- تعتبر التقارير وسيلة مهمة من وسائل الإصلاح الوظيفي إذ تمكن المسئولين من التعرف على الموظفين الذين يحتاجون لمزيد من التدريب والتوجيه.
2- اختيار الكفايات المناسبة للوظائف الأعلى.
3- تحقيق العدالة بين الموظفين على أساس انتهاج الأسلوب العلمي للتقويم بعيداً عن العمومية والعفوية.
4- تشجيع ودفع الموظفين لمزيد من البذل والعطاء عن طريق مكافأة المجدين.